26.03.2025 • 🕑 5 Min.
Wie wirkt sich die E-Rechnung auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung aus?
Die Bundesregierung beschloss mit dem Wachstumschancengesetzes (27. März 2024) die E-Rechnungspflicht. Einen konkreten Fahrplan hierzu veröffentlichte die Finanzverwaltung im Oktober in einem BMF-Schreiben. Was aus diesem Schreiben allerdings nicht hervorgeht, ist, inwieweit sich die E-Rechnung auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung auswirkt. Ein Thema, welches wir in diesem Artikel beleuchten möchten.
Inhaltsangabe:
Was ist eigentlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Als Unternehmer kennen Sie die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung wahrscheinlich zur Genüge. Aber warum eigentlich das Ganze? Mit dieser Mitteilung informieren Sie das Finanzamt darüber, wie viel Umsatzsteuer Sie eingenommen beziehungsweise an Ihre Kunden gezahlt haben. Durch diesen Zyklus möchte das Finanzamt vermeiden, dass Sie am Ende des Jahres die komplette Umsatzsteuer auf einen Schlag zahlen müssen.
Was sind die Voraussetzungen einer elektronischen Rechnung im Steuerrecht?
Bevor wir uns der Umsatzsteuer-Voranmeldung widmen, erklären wir Ihnen zuerst, wie eigentlich eine E-Rechnung aussieht. Genau genommen müssen E-Rechnungen (§ 14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz UStG), die Sie zukünftig übermitteln oder empfangen, diese drei Anforderungen erfüllen:
- der EN 16932 entsprechen
- ein strukturiertes elektronisches Dateiformat enthalten
- eine elektronische Verarbeitung ermöglichen
Aktuell erfüllen dies die Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung – PDF- und Papierrechnungen reichen nicht mehr aus. Je nach Unternehmensgröße kann dieser Schritt jedoch sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen schlucken. Deshalb gewährt der Gesetzgeber Ihnen für die Erstellung und Verarbeitung einer E-Rechnung bestimmte Übergangsfristen bis zum 01. Januar 2028. Für die Empfangspflicht gibt es allerdings keine Übergangsregelung, Sie müssen diese seit dem 01. Januar 2025 sicherstellen.
Seien Sie auf die Empfangspflicht von E-Rechnungen vorbereitet
Ihre Aufgabe als Unternehmer ist es, jetzt Ihren gesamten Buchhaltungsprozess unter die Lupe zu nehmen und zu prüfen, ob Sie E-Rechnungen empfangen können. Falls nicht, sollten Sie dringend handeln! Eine Lösung stellt der Agenda InvoiceHub dar, mit dem Sie den Empfang der E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung sicherstellen.
Wie verändert die E-Rechnung die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Unternehmer?
Die Einführung der E-Rechnung ändert (bislang) nichts daran, wie Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen. Auch im Hinblick auf die Rechnungsstellung ändert sich eigentlich nichts. Sie müssen, wie auf einer herkömmlichen Rechnung auch, die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Konkret bedeutet dies für Sie, dass die E-Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten muss:
- Der Nettopreis Ihrer Ware beziehungsweise Dienstleistung gehört auf die E-Rechnung.
- Sie müssen die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer deutlich ausweisen.
- Der angewandte Steuersatz (liegt in der Regel zwischen 0 und 19 Prozent) gehört auf die Rechnung.
- Der Gesamtbetrag, bestehend aus Nettopreis und Umsatzsteuer, muss klar ersichtlich sein.
Alle Rechnungsangaben finden Sie zukünftig bei einer E-Rechnung in einem vorab festgelegten Datenfeld. Diese vorgegebene Struktur ermöglicht beispielsweise Buchhaltungsprogrammen, alle Daten automatisch auszulesen. Bei PDF- oder Papierrechnung war es bislang egal, wo der Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger oder die Dienstleistung standen – das ändert sich mit der E-Rechnungspflicht.
Die elektronische Rechnung in der Umsatzsteuer – Chance oder Belastung?
Mit der E-Rechnungspflicht geht die Bundesverwaltung einen kleinen Schritt in Richtung elektronisches Meldesystem. Dies plant nämlich die ViDA Initiative der EU-Kommission für den B2B-Geschäftsverkehr im europäischen Raum, wodurch Unternehmen von der zusammenfassenden Meldung verschont bleiben sollen. Beide Maßnahmen verfolgen zwei Ziele: sie sollten zum einen die Rechnungsverwaltung automatisieren und zum anderen den Umsatzsteuerbetrug eindämmen. Für Sie als Unternehmer bietet das gleich mehrere Chancen, wie:
- Zeit und Ressourcen sparen
- automatische Archivierung gemäß GoBD-Richtlinien
- weniger manuelle Eingabefehler
- verkürzte Durchlaufzeiten
Fällt durch die E-Rechnung zukünftig die Umsatzsteuer-Voranmeldung weg?
Theoretisch könnte das elektronische Meldesystem alle E-Rechnungen automatisch an die Finanzbehörden melden, wodurch für Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt. Konkret geplant hat der Gesetzgeber diesen Schritt bislang allerdings nicht. Es bleibt abzuwarten, ob die Regierung an diesem Punkt noch etwas ändert – falls nicht, könnte dies eine zusätzliche Belastung für Unternehmen sein. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz entlastet der Gesetzgeber, mit Blick auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung, Sie als Unternehmer jedoch bereits auf andere Weise ein wenig.
Seien Sie auf die Empfangspflicht von E-Rechnungen vorbereitet
Ein Beispiel für eine Entlastung durch das Bürokratieentlastungsgesetz ist die Anhebung der Umsatzgrenze für die vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung.
So hatte ein fiktives Unternehmen im Jahr 2024 beispielsweise eine Umsatzsteuerzahllast von 8.500 €. Nach den bisherigen Regeln musste es die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben, da die damalige Grenze bei 7.500 € lag. Seit dem 1. Januar 2025 gilt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ein neuer Schwellenwert von 9.000 €. Da die Zahllast des Unternehmens unter dieser Grenze liegt, kann es die Voranmeldung nun vierteljährlich statt monatlich abgeben – das reduziert den Verwaltungsaufwand.
