09.01.2025 • 8 Min.
Die E-Rechnungspflicht 2025 – Für wen gilt sie und worauf müssen Sie achten?
Die digitale Rechnung wird zur Pflicht. Damit ist aber weit mehr als eine PDF-Datei gemeint. Im Gegensatz zu PDF- oder Papierrechnungen ist eine E-Rechnung maschinenlesbar und ermöglicht eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Sie entspricht den Standards der Europäischen Norm 16931, die sicherstellt, dass alle notwendigen Daten einheitlich und korrekt übermittelt werden.
Mit dem 01. Januar 2025 sind Sie als Unternehmer beziehungsweise Selbstständiger dazu verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Spätestens ab 2028 gilt die Pflicht zur E‑Rechnung dann vollumfänglich. Was bedeutet das für Sie, wie kann eine Software Ihnen beim Umgang mit E‑Rechnungen helfen und welche Vorteile stecken in dieser neuen Regelung für Sie und Ihr Business?
Inhaltsangabe:
- Warum gibt es die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen?
- Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
- Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung 2025
- Die Merkmale der E-Rechnung
- Trotz Pflicht: Diese Vorteile bringt die E-Rechnung
- Herausforderungen bei der Umsetzung der Pflicht zur E-Rechnung
- Lösungen für Unternehmen im Umgang mit der E-Rechnung
- Warum die Pflicht zur E-Rechnung auch eine Chance für Unternehmen ist
Warum gibt es die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen?
Die Basis für die Einführung der E-Rechnung in Deutschland und anderen EU-Mitgliedsstaaten ist die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Diese Richtlinie verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU seit 2019, elektronische Rechnungen anzunehmen, die den einheitlichen Standards der Europäischen Norm 16931 entsprechen. Ziel ist es, den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und die Effizienz der öffentlichen Verwaltung zu verbessern.
Darüber hinaus wurde die E-Rechnungs-Pflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes erweitert, um auch den privaten Sektor in die Digitalisierung einzubeziehen.
Die Einführung der E-Rechnung verfolgt mehrere Ziele:
Mehr Effizienz
Fehleranfällige Schritte – beispielweise die manuelle Dateneingabe oder die Texterkennung – fallen weg und Geschäftsprozesse werden beschleunigt.
Mehr Nachhaltigkeit
Der Verzicht auf Papier schont Ressourcen und unterstützt die Klimaziele.
Keine Chance für Steuerbetrug
Die Standardisierung und Digitalisierung der Rechnungsdaten erhöht die Transparenz und verringert die Möglichkeit für Manipulationen.
Umfassendere Digitalisierung
Unternehmen sollen durch die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen ihre Prozesse modernisieren.
Die E-Rechnungs-Pflicht ist zudem eng mit den steuerrechtlichen Vorgaben in Deutschland verknüpft. Rechnungen müssen die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG) erfüllen, um vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) als ordnungsgemäß anerkannt zu werden. E-Rechnungen garantieren durch ihre standardisierten Formate eine höhere Sicherheit und das alle notwendigen Angaben wie Steuersätze, Beträge und Rechnungsdaten korrekt übermittelt werden. Außerdem ist ein Meldesystem für die Umsatzsteuer geplant.
Ein weiterer zentraler Punkt sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese Grundsätze verlangen eine revisionssichere Archivierung von elektronischen Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen unveränderbar archiviert werden, jederzeit für Prüfungen verfügbar und maschinell auswertbar sind.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Die E-Rechnung gilt ab 2025, so die Kurzversion. Das stimmt jedoch nur in Teilen. Die E-Rechnungspflicht wird in mehreren Stufen und Übergangsregelungen eingeführt, um Unternehmen Zeit zur Anpassung ihrer Prozesse zu geben. Diese Regelungen schaffen eine Übergangsphase, in der Unternehmen ihre Arbeitsabläufe modernisieren und sich mit den neuen Anforderungen vertraut machen können. Folgende Fristen gelten:
Das Wachstumschancengesetz der Bundesregierung sieht bei der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung großzügige Übergangsregelungen vor:
Ab 1. Januar 2025:
Unternehmen müssen als Leistungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen. Das betrifft den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) im Inland.
Bis 31. Dezember 2026:
Es ist weiterhin erlaubt, Rechnungen in Papier- oder PDF-Form als Rechnungsaussteller zu versenden. Bei PDF-Rechnungen und anderen digitalen Formaten gilt das nur, wenn der Rechnungsempfänger ausdrücklich zustimmt.
Bis 31.Dezember 2027:
Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch zulässig, wenn der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro aufweist. Bei PDF-Rechnungen und anderen digitalen Formaten ist zudem die Einwilligung des Empfängers erforderlich.
Ab 1. Januar 2028:
Alle Rechnungen müssen digital ausgestellt werden. Die Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen ist nicht mehr zulässig. Es gibt dann die Pflicht, ZUGFeRD oder XRechnung nicht nur empfangen zu können, sondern auch in der eigenen Rechnungsausstellung zu verwenden.
Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung 2025
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die Rechnungen ausstellen oder empfangen. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen und Sonderregelungen.
Ausnahmen von Pflicht zur E‑Rechnung:
- Kleinbetragsrechnungen: Transaktionen mit einem Betrag unter 250 Euro fallen nicht unter die Pflicht, eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung zu verwenden. Damit könnten zum Beispiel Kleinunternehmer der Pflicht zur E-Rechnung entgehen, da diese oftmals mit kleineren Beträgen arbeiten.
- Kleinunternehmen mit geringem Umsatz: Betriebe mit einem Jahresumsatz unter einer bestimmten Grenze (800.000 Euro) dürfen bis Ende 2027 weiterhin andere Formate für die Erstellung nutzen. Das entbindet Sie jedoch nicht von der Pflicht, E-Rechnungen annehmen zu können.
Die E‑Rechnung ist Pflicht für:
- Unternehmen jeder Größe: Alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler müssen elektronische Rechnungen bereits ab 2025 empfangen können.
- Geschäftspartner im inländischen B2B-Bereich: Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen senden, unterliegen der Verpflichtung.
- Öffentliche Auftraggeber: Diese sind bereits seit mehreren Jahren verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren.
Die Merkmale der E‑Rechnung
Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das so gestaltet ist, dass es automatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden kann. Sie unterscheidet sich klar von PDF- oder Papierrechnungen, die in der Regel manuelle Bearbeitung erfordern.
Maschinenlesbarkeit
E-Rechnungen sind in einem strukturierten Format verfasst, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht.
Standardisierung
In Europa basiert die E-Rechnung auf der Norm EN 16931, die Inhalte und technische Vorgaben einheitlich regelt.
🚨Rechnungsformate
- XRechnung: Die XRechnung ist ein standardisiertes, elektronisches Rechnungsformat, das in Deutschland insbesondere für öffentliche Auftraggeber verpflichtend ist und auf der Europäischen Norm 16931 basiert. Sie ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, das keine visuelle Darstellung wie ein PDF enthält, aber alle relevanten Rechnungsdaten strukturiert und standardisiert bereitstellt.
- ZUGFeRD: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides, elektronisches Rechnungsformat, das sowohl ein maschinenlesbares XML-Datenformat als auch eine visuelle Darstellung im PDF-Format kombiniert. Mit diesem Format lassen sich Rechnungen sowohl digital verarbeiten als auch manuell prüfen.
Trotz Pflicht: Diese Vorteile bringt die E‑Rechnung
Die E-Rechnung wird zwar zur Pflicht, doch sollte sie weniger als Belastung und mehr als Chance gesehen werden. Sie bringt unter anderem diese Vorteile:
Spürbare Zeit- und Kosteneinsparungen:
Die Umstellung auf E-Rechnungen führt zu erheblichen Einsparungen – sowohl beim zeitlichen Aufwand als auch bei den Kosten. Automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Tätigkeiten wie das Eintippen von Rechnungsdaten oder das Sortieren von Belegen. Sie profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten, da Rechnungen schneller verarbeitet und genehmigt werden können. Zudem entfallen Kosten für Druck, Versand und Lagerung physischer Rechnungen.
Verbesserte Prozessqualität und Nachhaltigkeit:
Das Risiko fehlerhafter Eingaben oder fehlender Dokumente wird durch die Nutzung standardisierter und digitaler Formate minimiert. Gleichzeitig wird durch den Verzicht auf Papier und eine physische Archivierung ein nachhaltiger Beitrag zum Umweltschutz geleistet. Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch und verringern die Abhängigkeit von ressourcenintensiven Prozessen, was sich positiv auf Ihre ökologische Bilanz auswirkt.
Weniger Fehler, mehr Sicherheit:
E-Rechnungen gewährleisten durch ihre strukturierte und maschinenlesbare Form eine hohe Datenqualität. Informationen werden automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet, wodurch Fehler, die bei manuellen Tätigkeiten häufig auftreten, nahezu ausgeschlossen werden. Zudem erfüllen E-Rechnungen alle relevanten gesetzlichen Anforderungen, da sie auf standardisierten Formaten basieren, die speziell für die Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben entwickelt wurden. Unternehmen profitieren dadurch von einer rechtssicheren Dokumentation und sind besser auf Prüfungen durch Steuerbehörden vorbereitet.
Herausforderungen bei der Umsetzung der Pflicht zur E‑Rechnung
Informationsdefizite
Viele Unternehmen sind unsicher, was die Pflicht zur E‑Rechnung im Detail bedeutet. Oft fehlt es an Wissen darüber, welche technischen Standards erfüllt werden müssen, wie bestehende Prozesse angepasst werden sollten und welche Tools oder Softwarelösungen geeignet sind. Ein weiterer Punkt ist die unzureichende Kenntnis der Fristen und Ausnahmeregelungen, was dazu führen kann, dass Unternehmen wichtige Schritte zu spät einleiten.
Technische und organisatorische Anforderungen
Die Einführung der E‑Rechnung verlangt Investitionen in neue Technologien und die Anpassung interner Abläufe. Technisch müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme kompatibel mit den standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD sind. Das erfordert möglicherweise die Einführung neuer Softwarelösungen oder die Anpassung bestehender Systeme.
Risiken bei Nichteinhaltung
Unternehmen, die nicht rechtzeitig umstellen, könnten mit Bußgeldern oder anderen rechtlichen Konsequenzen konfrontiert werden. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass Geschäftspartner, die auf elektronische Rechnungen angewiesen sind, die Zusammenarbeit einstellen.
Lösungen für Unternehmen im Umgang mit der E‑Rechnung
Die Umstellung auf die E-Rechnung 2025 erfordert den Einsatz spezialisierter Tools und Softwarelösungen, die Unternehmen beim Empfang und bei der Archivierung von Rechnungen unterstützen. Solche E-Rechnung-Softwares gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und verbessern gleichzeitig die Effizienz der Rechnungsbearbeitung. Zu den zentralen Funktionen einer solchen Software gehören:
Empfang und Verarbeitung von (E-)Rechnungen verschiedener Formate:
Bearbeitung von Rechnungen in verschiedenen Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder sogar gescannten Papierbelegen.
Prüfung auf Anforderungen aus dem UStG:
Überprüfung der formalen und gesetzlichen Anforderungen (u. a. aus dem UStG) von Rechnungen, um Fehler zu vermeiden.
Auslesen von XML-Dateien:
Automatisiertes Auslesen der E-Rechnungen im XML-Format und Darstellung als verständliches Belegbild. Dies dient der Verständlichkeit und unterstützt die spätere, fachliche Prüfung der Rechnung.
Integration mit Buchhaltungssoftware:
Nahtlose Übergabe von Rechnungsdaten an bestehende Buchhaltungssysteme für eine optimale Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Buchhaltungsbüros.
Archivierung:
Revisionssichere und GoBD-konforme Speicherung von Rechnungsdokumenten, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Agenda InvoiceHub erfüllt all diese Funktionen in einer einzigen Software.
Warum die Pflicht zur E-Rechnung auch eine Chance für Unternehmen ist
Vereinfacht gesagt: Ab 2025 müssen Sie im inländischen B2B-Verkehr bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die vollumfängliche Pflicht für den Versand von E-Rechnungen staffelt sich und gilt ohne Ausnahme erst ab 2028.
Die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bedeutet für Unternehmen aber weit mehr als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Sie ist eine Gelegenheit, bestehende Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Darüber hinaus erhöht die Verpflichtung zur E-Rechnung die Genauigkeit und Verlässlichkeit von Daten. Auch die Nachhaltigkeit profitiert: Der Verzicht auf Papier trägt zu einer umweltfreundlicheren Arbeitsweise bei.
Die Digitalisierung ist ein entscheidender Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in einer zunehmend globalisierten und technologiegetriebenen Wirtschaft. Mit der Umstellung auf E-Rechnungen gehen Unternehmen einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Transformation. Sie schaffen die Voraussetzungen für schnellere, effizientere und flexiblere Abläufe, die in einem dynamischen Marktumfeld unverzichtbar sind. Softwarelösungen wie der Agenda InvoiceHub unterstützen Sie genau bei diesem Prozess.
Christoph Buluschek
Leiter Account-Management & E-Business