03.02.2025 • 🕑7 Min.
Mit der Einführung der E-Rechnung wird die Art der Rechnungsstellung immer weiter digitalisiert. Seit dem 1. Januar 2025 ist es bereits Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können.
Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind maschinenlesbar und ermöglichen eine automatische Verarbeitung ohne weitere manuelle Eingaben. Doch trotz aller Vorteile gibt es auch Herausforderungen: Fehler bei E-Rechnungen stören den reibungslosen Ablauf und haben unter Umständen sogar rechtliche Konsequenzen. Welche Fehler können auftreten, wie erkennen Sie diese und welche Maßnahmen sind notwendig, um die Risiken zu minimieren?
Inhaltsangabe:
E-Rechnungen sind elektronische Dokumente, die in einem bestimmten Format vorliegen müssen. Die häufigsten technischen Probleme bei der E-Rechnung sind:
Ungeeignetes Format: E-Rechnungen, zum Beispiel im Format ZUGFeRD oder XRechnung, sind schon bald Pflicht. Unternehmen können spätestens ab 2028 nicht mehr auf das bisher gängige PDF setzen.
Fehlerhafte XML-Struktur: Die Datei muss exakt den Vorgaben der EN 16931 entsprechen. Schon kleine Abweichungen, wie fehlende Tags oder unvollständige Daten, führen dazu, dass die Rechnung nicht verarbeitet werden kann.
Maschinenlesbarkeit: Eine beschädigte oder fehlerhaft erstellte XML-Datei kann nicht gelesen werden, was den gesamten Prozess blockiert.
Neben technischen Problemen können auch inhaltliche Fehler bei der E-Rechnung auftreten:
Fehlende Pflichtangaben: E-Rechnungen müssen bestimmte Informationen enthalten, wie zum Beispiel die Steuernummer oder die USt-ID des Absenders, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie die Höhe und Art der Steuerbeträge. Fehlen diese Angaben, ist die Rechnung fehlerhaft.
Falsche Beträge: Ein Zahlendreher oder ein falscher Steuersatz (z. B. 16 % statt 19 %) macht die Rechnung unbrauchbar und erfordert eine Korrektur.
Abweichungen von gesetzlichen Vorgaben: Bei E-Rechnungen müssen alle Datenfelder den Standards entsprechen, was nicht immer gewährleistet ist.
Die Übermittlung der E-Rechnung ist eine weitere Fehlerquelle:
Falscher Anhang: Häufig kommt es vor, dass eine nicht maschinenlesbare Datei gesendet wird. Statt einer korrekten XML-Datei wird beispielsweise ein falsches Dokument angehängt.
Beschädigte Dateien: Fehler bei der Datenübertragung, z. B. durch fehlerhafte E-Mail-Server oder Dateiverlust, sorgen im Zweifel dafür, dass die E-Rechnung nicht lesbar ist.
Probleme bei der Systemintegration: Alte oder inkompatible Systeme können dazu führen, dass die Rechnung nicht importiert oder verarbeitet werden kann.
Moderne Tools wie Agenda InvoiceHub prüfen E-Rechnungen beim Empfang automatisch auf Fehler. Sie erkennen:
Wenn eine fehlerhafte E-Rechnung empfangen wird, sollten Unternehmen Folgendes tun:
Fehler in der E-Rechnung sollten Sie nicht ignorieren. Das hat unter Umständen Konsequenzen. Diese können beispielsweise sein:
Steuerliche Nachteile
Fehlerhafte Rechnungen werden von den Finanzbehörden nicht anerkannt. So lässt sich unter Umständen die Vorsteuer nicht abziehen.
Verzögerungen im Zahlungsprozess
Der Fehler muss behoben werden, was Zeit und Ressourcen kostet.
Rechtliche Konsequenzen
Bei wiederholten Verstößen drohen Sanktionen.
Seit 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wer diese Anforderung nicht erfüllt, riskiert:
Einen Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben
Unternehmen handeln nicht konform mit den Vorschriften des Umsatzsteuerrechts (§ 15 UStG). Es drohen Sanktionen.
Den Verlust von Geschäftspartnern
Viele Unternehmen, insbesondere große Geschäftspartner und öffentliche Auftraggeber, sind entweder gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden, oder sind aus eigenem Antrieb längst auf digitale Rechnungsformate umgestiegen. Sie könnten die Zusammenarbeit einstellen, wenn ihr Geschäftspartner nicht in der Lage ist, diese Rechnungen zu empfangen.
Manuelle Bearbeitungskosten
Wird versucht, E-Rechnungen manuell zu verarbeiten, entsteht zusätzlicher Arbeitsaufwand. Außerdem steigt die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, die nötige Infrastruktur aufzubauen. Folgende Probleme verhindern die reibungslose und fehlerfreie Verarbeitung der E-Rechnung:
Fehlende Softwarelösungen für Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Alte Buchhaltungssysteme, die nicht kompatibel sind.
Unzureichende Schulungen der Mitarbeiter.
Eine E-Rechnung ist ordnungsgemäß, wenn sie:
Die Einführung der E-Rechnung ist für Unternehmen nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine Chance, Prozesse zu optimieren. Mit der richtigen Software lassen sich viele Fehler bei E-Rechnungen vermeiden.
Automatisierte Prüfung
Tools wie Agenda InvoiceHub prüfen eingehende Rechnungen auf technische und formelle Fehler. Fehlermeldungen werden klar ausgegeben, sodass Unternehmen schnell handeln können.
Revisionssichere Archivierung
E-Rechnungen müssen gesetzeskonform archiviert werden. Eine zuverlässige Software übernimmt diesen Prozess und stellt sicher, dass alle Dokumente jederzeit abrufbar sind.
Schulung und Anpassung
Mitarbeiter sollten im Umgang mit E-Rechnungen geschult werden, um Fehler zu vermeiden. Zudem müssen bestehende Buchhaltungssysteme an die neuen Anforderungen angepasst werden.
Die E-Rechnung bringt in ihrer Verwendung zahlreiche Vorteile im Hinblick auf Effizienz und Nachhaltigkeit. Dafür muss beim Versenden und Empfangen aber auch alles glatt laufen. Fehler bei der E-Rechnung können steuerliche und rechtliche Probleme verursachen, die Sie durch den Einsatz moderner Software und klarer Prozesse vermeiden. Tools wie Agenda InvoiceHub bieten umfassende Unterstützung – von der Fehlererkennung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Unternehmen, die frühzeitig handeln, profitieren von optimierten Abläufen und sind für eine digitale Zukunft bei der Rechnungsverarbeitung gewappnet.