03.02.2025  🕑7 Min.

Fehler bei der E-Rechnung: Auf diese Probleme sollten Sie achten

Mit der Einführung der E-Rechnung wird die Art der Rechnungsstellung immer weiter digitalisiert. Seit dem 1. Januar 2025 ist es bereits Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können.

Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sind maschinenlesbar und ermöglichen eine automatische Verarbeitung ohne weitere manuelle Eingaben. Doch trotz aller Vorteile gibt es auch Herausforderungen: Fehler bei E-Rechnungen stören den reibungslosen Ablauf und haben unter Umständen sogar rechtliche Konsequenzen. Welche Fehler können auftreten, wie erkennen Sie diese und welche Maßnahmen sind notwendig, um die Risiken zu minimieren?

Welche Fehler können E-Rechnungen aufweisen?

E-Rechnungen unterliegen strengen technischen und inhaltlichen Anforderungen, die eingehalten werden müssen, damit die Rechnung rechtsgültig ist. Dennoch gibt es potenzielle Fehlerquellen, die sich in drei Hauptkategorien einteilen lassen:

Technische Fehler

E-Rechnungen sind elektronische Do­ku­men­te, die in einem bestimmten Format vor­lie­gen müssen. Die häu­fig­sten technischen Probleme bei der E-Rechnung sind:

Ungeeignetes Format: E-Rechnungen, zum Beispiel im For­mat ZUGFeRD oder XRech­nung, sind schon bald Pflicht. Unter­nehmen können spätestens ab 2028 nicht mehr auf das bis­her gängige PDF setzen.

Fehlerhafte XML-Struktur: Die Datei muss exakt den Vorgaben der EN 16931 ent­spre­chen. Schon kleine Abweichungen, wie feh­len­de Tags oder un­voll­stän­di­ge Daten, füh­ren dazu, dass die Rechnung nicht ver­ar­beitet wer­den kann.

Maschinenlesbarkeit: Eine beschädigte oder fehlerhaft er­stell­te XML-Datei kann nicht ge­le­sen werden, was den gesamten Prozess blockiert.

Inhaltliche Fehler

Neben technischen Problemen können auch inhaltliche Fehler bei der E-Rechnung auf­treten:

Fehlende Pflichtangaben: E-Rech­nun­gen müssen bestimmte Infor­ma­tio­nen enthalten, wie zum Beispiel die Steuernummer oder die USt-ID des Absenders, das Rech­nungs­datum, die Rechnungsnummer sowie die Hö­he und Art der Steuerbeträge. Fehlen diese Angaben, ist die Rechnung feh­lerhaft.

Falsche Beträge: Ein Zahlendreher oder ein falscher Steuersatz (z. B. 16 % statt 19 %) macht die Rechnung unbrauchbar und er­for­dert eine Kor­rek­tur.

Abweichungen von gesetzlichen Vor­ga­ben: Bei E-Rechnungen müssen alle Daten­felder den Standards ent­spre­chen, was nicht immer ge­währ­leis­tet ist.

Übertragungsfehler

Die Übermittlung der E-Rechnung ist eine weitere Fehlerquelle: 

Falscher Anhang: Häufig kommt es vor, dass eine nicht maschinenlesbare Datei gesendet wird. Statt einer kor­rek­ten XML-Datei wird beispielsweise ein falsches Dokument angehängt.

Beschädigte Dateien: Fehler bei der Daten­übertragung, z. B. durch feh­ler­hafte E-Mail-Server oder Dateiverlust, sorgen im Zweifel dafür, dass die E-Rechnung nicht lesbar ist.

Probleme bei der System­inte­gra­tion: Alte oder inkompatible Systeme können dazu füh­ren, dass die Rech­nung nicht importiert oder ver­ar­bei­tet werden kann.

Was passiert, wenn eine fehlerhafte E-Rechnung empfangen wird?

Moderne Tools wie Agenda InvoiceHub prüfen E-Rechnungen beim Empfang automatisch auf Fehler. Sie erkennen:

  • Technische Mängel wie ein falsches Format oder eine beschädigte Datei.
  • Fehlende Pflichtangaben wie die Rechnungsnummer oder Steuersätze.
  • Abweichungen von den rechtlichen Vorgaben der EN 16931.

Wenn eine fehlerhafte E-Rechnung empfangen wird, sollten Unternehmen Folgendes tun:

  • Kontaktaufnahme mit dem Absender nach der Rechnungsstellung: Der Absender muss informiert werden, um eine korrigierte Rechnung auszustellen.
  • Archivierung der fehlerhaften Rechnung: Trotz Fehlern muss die Rechnung revisionssicher archiviert werden, um den Kommunikationsverlauf nachweisen zu können.

Risiken einer E-Rechnung, die Fehler enthält

Fehler in der E-Rechnung sollten Sie nicht ignorieren. Das hat unter Umständen Konsequenzen. Diese können beispielsweise sein:

Steuerliche Nachteile

 Fehlerhafte Rechnungen werden von den Finanzbehörden nicht anerkannt. So lässt sich unter Umständen die Vorsteuer nicht abziehen.

Verzögerungen im Zahlungs­prozess

Der Fehler muss behoben werden, was Zeit und Ressourcen kostet.

Rechtliche Konsequenzen

Bei wiederholten Verstößen drohen Sank­tio­nen.

Was passiert, wenn man keine E-Rechnung empfangen kann?

Seit 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Wer diese Anforderung nicht erfüllt, riskiert:

Einen Verstoß gegen gesetz­liche Vorgaben

 Unternehmen handeln nicht konform mit den Vor­schriften des Um­satz­steuer­rechts (§ 15 UStG). Es drohen Sank­tio­nen.

Den Verlust von Geschäfts­partnern

Viele Unternehmen, ins­be­son­de­re große Ge­schäfts­partner und öffent­liche Auf­trag­geber, sind ent­we­der gesetzlich ver­pflichtet, E-Rech­nungen zu ver­sen­den, oder sind aus eigenem Antrieb längst auf digitale Rech­nungs­for­ma­te um­ge­stie­gen. Sie könnten die Zu­sam­men­ar­beit einstellen, wenn ihr Ge­schäfts­part­ner nicht in der Lage ist, diese Rech­nun­gen zu empfangen.

Manuelle Bearbeitungskosten

Wird versucht, E-Rechnungen manuell zu ver­ar­bei­ten, entsteht zusätzlicher Ar­beits­auf­wand. Außer­dem steigt die Wahr­­schein­lich­keit menschlicher Fehler.

Technische Hürden, die zu Fehlern in E-Rechnungen führen können

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, die nötige Infrastruktur aufzubauen. Folgende Probleme verhindern die reibungslose und fehlerfreie Verarbeitung der E-Rechnung:

Fehlende Softwarelösungen für Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Alte Buchhaltungssysteme, die nicht kompatibel sind.

Unzureichende Schulungen der Mitarbeiter.

Wann ist eine E-Rechnung ordnungsgemäß?

Eine E-Rechnung ist ordnungsgemäß, wenn sie:

  • Den Anforderungen der EN 16931 entspricht.
  • Alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Steuersätze und Beträge enthält.
  • In einem maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegt.

Moderne Tools übernehmen die Prüfung der E-Rechnung automatisch. Sie erkennen Abweichungen und weisen auf fehlende Daten hin. Das minimiert das Risiko, E-Rechnungen, die Fehler enthalten, weiterzuverarbeiten.

Wie Sie Fehler bei der E-Rechnung vermeiden

Die Einführung der E-Rechnung ist für Unternehmen nicht nur eine Herausforderung, sondern auch eine Chance, Prozesse zu optimieren. Mit der richtigen Software lassen sich viele Fehler bei E-Rechnungen vermeiden.

Automatisierte Prüfung

Tools wie Agenda InvoiceHub prüfen eingehende Rechnungen auf technische und formelle Fehler. Fehlermeldungen werden klar ausgegeben, sodass Unter­nehmen schnell handeln können.

Revisionssichere Archivierung

E-Rechnungen müssen gesetzeskonform archiviert werden. Eine zuverlässige Soft­ware übernimmt diesen Prozess und stellt sicher, dass alle Doku­mente je­der­zeit abrufbar sind.

Schulung und Anpassung

Mitarbeiter sollten im Umgang mit E-Rechnungen geschult werden, um Fehler zu vermeiden. Zudem müssen be­ste­hen­de Buchhaltungssysteme an die neuen Anforderungen angepasst werden.

Fehler bei E-Rechnung erkennen dank moderner Software

Die E-Rechnung bringt in ihrer Verwendung zahlreiche Vorteile im Hinblick auf Effizienz und Nachhaltigkeit. Dafür muss beim Versenden und Empfangen aber auch alles glatt laufen. Fehler bei der E-Rechnung können steuerliche und rechtliche Probleme verursachen, die Sie durch den Einsatz moderner Software und klarer Prozesse vermeiden. Tools wie Agenda InvoiceHub bieten umfassende Unterstützung – von der Fehlererkennung bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Unternehmen, die frühzeitig handeln, profitieren von optimierten Abläufen und sind für eine digitale Zukunft bei der Rechnungsverarbeitung gewappnet.