04.02.25 | 🕑5 Min.
Die Bundesregierung hat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes im März 2024 die Einführung der E-Rechnungspflicht beschlossen. Als Starttermin wurde der 01. Januar 2025 festgelegt. Worauf Unternehmen hierbei achten müssen, hat das Bundesfinanzministerium in einem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 erklärt. Als Kleinunternehmer fragen Sie sich jetzt sicherlich: Welche Regeln der E-Rechnung gelten eigentlich für mich? In diesem Artikel klären wir Sie auf.
Inhaltsangabe:
Im Wachstumschancengesetz wurde zunächst festgelegt, dass auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen müssen. Diese Regelung wurde jedoch im Jahressteuergesetz 2024 angepasst. Kleinunternehmer sind demnach nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu schreiben, müssen jedoch in der Lage sein, solche Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Der Gesetzgeber sieht hierfür die Formate XRechnung und ZUGFeRD vor.
Gemäß den Übergangsregelungen müssen Kleinunternehmer oder Unternehmen mit umsatzsteuerfreien Leistungen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Für alle anderen Unternehmen besteht die Pflicht, zukünftig E-Rechnungen zu empfangen, zu versenden und zu archivieren. Hierfür gelten Übergangsfristen bis zum 1. Januar 2028.
Von der E-Rechnungspflicht sind außerdem ausgenommen:
Doch nur, weil Sie keine E-Rechnung schreiben müssen, heißt es nicht, dass Sie nicht trotzdem darüber nachdenken sollten, auf E-Rechnung umzustellen. Es kommt hierbei auf Ihren Kundenstamm an. Arbeiten Sie ausschließlich mit Privatkunden zusammen? Dann können Sie auch weiterhin auf die klassische PDF- oder Papierrechnung setzen. Arbeiten Sie hingegen mit Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen, werden sie Ihnen die Umstellung danken!
Wenn Sie als Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen, hat das übrigens noch weitere Vorteile:
Sie verschicken als Kleinunternehmer bereits regelmäßig Rechnung an Ihre Kunden und nutzen dafür Ihre Vorlage? Dann wissen Sie sicherlich, welche Angaben gemäß Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) bei der Rechnungsstellung verpflichtend sind.
Pflichtangaben auf einer E-Rechnung sind:
Seit dem 1. Januar 2025 gilt folgende Neuerung: Gemäß § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) müssen Kleinunternehmer in ihren Rechnungen einen Hinweis darauf aufnehmen, dass für die erbrachte Lieferung oder Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG gilt.
Da Kleinunternehmer ausschließlich dazu verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können, sind die Herausforderungen überschaubar Dennoch gilt es, zwischen zwei Szenarien zu unterscheiden:
Als Erstes sollten Sie nachschauen, ob Ihr Buchhaltungsprogramm in der Lage ist, die Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnungen zu empfangen. Falls nicht, steht für Sie ein Softwarewechsel an – nur so erfüllen Sie die Anforderungen der seit dem 01. Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht.
Ein entsprechendes Tool ist unerlässlich, andernfalls wird es schwierig. Dies gilt auch, wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro auslagern. Denn die Eingangsrechnungen erreichen zunächst Sie als Empfänger. Es liegt daher in Ihrer Verantwortung, diese zu prüfen, zu bezahlen und GoBD-konform aufzubewahren. E-Rechnungen enthalten eine XML-Datei, deren Code für das menschliche Auge kaum lesbar ist. Mit dem InvoiceHub von Agenda können Sie diese Rechnungsformate sicher empfangen, lesen, prüfen und freigeben. Zudem werden alle digitalen Belege GoBD-konform archiviert und es gibt eine Schnittstelle zum Steuerberater.