E-Rechnung: Was bedeutet sie für das Handwerk?

Seit dem 01. Januar 2025 greift in Deutschland die sogenannte E-Rechnungspflicht. Zukünftig müssen alle in Deutschland ansässigen Handwerksbetriebe E-Rechnung erstellen, empfangen und verarbeiten können. Aber was bedeutet die E-Rechnung jetzt eigentlich für das Handwerk genau, wie sehen die Übergangsfristen aus und welche Vorteile soll diese Verpflichtung bringen?

Inhaltsangabe:

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Als Unternehmer aus dem Handwerk sind Sie wahrscheinlich täglich mit PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen in Kontakt. Zumindest das erstgenannte Rechnungsformat erscheint auf den ersten Blick wie eine E-Rechnung. Der Gesetzgeber knüpft diese allerdings mit der neuen Regelung an bestimmte Anforderungen. So müssen sie in einem strukturierten digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden können, sowie der EU-Norm 16931 entsprechen. Außerdem müssen beispielsweise Buchhaltungsprogramme diese Rechnung automatisch verarbeiten können. Weder die klassische Papierrechnung noch die PDF-Rechnung erfüllen diese Anforderungen. In Zukunft müssen Sie, wenn Sie im Handwerk eine E-Rechnung verschicken, zum Beispiel auf die Haupt-Rechnungsformate ZUGFeRD oder XRechnung umsteigen.

🚨Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vom 22. März 2024 hat der Gesetzgeber den Grundstein für die E-Rechnungspflicht gelegt. Hiervon sind alle Unternehmen betroffen, die nach § 14 UStG mit anderen inländischen Unternehmen eine Geschäftsbeziehung pflegen (B2B-Sektor) – es umfasst also auch das Handwerk. Die zuständige Handwerkskammer hat Sie sicherlich schon über die Umstellung auf die E-Rechnung informiert. Sollten Sie mit Ihrem Handwerksbetrieb ausschließlich Privatkunden bedienen, müssen Sie den Kunden keine E-Rechnung ausstellen.

E-Rechnung: Welche Übergangsfristen müssen Unternehmen aus dem Handwerk beachten?

Arbeiten Sie auch mit anderen Unternehmen zusammen? Dann stehen Sie als Handwerker in Zukunft in der Pflicht, E-Rechnungen empfangen, versenden und verarbeiten zu können. Da die Implementierung je nach Unternehmensgröße mit einer Menge Ressourcen und Aufwand verbunden ist, gewährt der Gesetzgeber sogenannte Übergangsfristen. Diese sehen wie folgt aus:

01. Januar 2025: Unabhängig vom Handwerk oder der Industrie muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können.
01. Januar 2027: Haben Sie mit Ihrem Unternehmen im Handwerk einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt, müssen Sie fortan dem Rechnungsempfänger eine E-Rechnung im vorgeschriebenen Format ausstellen.
01. Januar 2028: Jedes Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr muss uneingeschränkt der E-Rechnungspflicht nachkommen! Ausgenommen sind Rechnungen mit Kleinstbeträgen (unter 250 Euro), Umsätze, die gemäß § 4, 8–29 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) als steuerfrei gelten, Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG und Fahrausweise.

Übersicht: Vorteile und Herausforderungen bei der Umstellung auf E-Rechnung im Handwerk

Vorteile

Optimierte Rechnungsverarbeitung, da die Prozesse automatisiert werden.
Einsparpotenzial an Portokosten und Papier
Schnellere Bearbeitung und pünktliche Zahlungen der Rechnungen
Langfristig betrachtet spart die Umstellung Zeit, Personal und Kosten ein.
Verkürzte Durchlaufzeiten

Herausforderungen

Je nach Unternehmensgröße enormer Zeit- und Ressourcenaufwand
Falls das bisherige Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen nicht unterstützt, steht ein Softwarewechsel an.
Wer die Buchhaltung ausgelagert hat, braucht eine Lösung, um E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen, GoBD-konform aufzubewahren und zum Verbuchen an den Steuerberater weiterzugeben.

Wie muss eine Handwerkerrechnung aussehen?

Sie schreiben Ihre Rechnung genauso weiter wie bisher, lediglich die Rechnungsformate müssen Sie in Zukunft zum Beispiel auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen. ZUGFeRD eignet sich ideal für den B2B-Bereich und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen einer E-Rechnung. XRechnung wurde hingegen für die Zusammenarbeit mit Behörden oder staatlichen Institutionen konzipiert.

Folgende Pflichtangaben (§ 14 Umsatzsteuergesetz) gehören auf eine Handwerkerrechnung:

Tag der erbrachten Leistung/Leistungsmonat
vollständiger Name und Anschrift beider Parteien (Leistungsaussteller und -empfänger)
Rechnungsdatum und -nummer
Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden und genaue Leistungsbeschreibung
Nettobetrag und Steuersätze
Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Vorbereitung auf die E-Rechnung: Das sollten Unternehmen aus dem Handwerk jetzt tun!

Um die E-Rechnungspflicht umzusetzen, sollten Handwerksbetriebe aktiv werden: Schauen Sie sich zuerst an, ob Ihr bisheriges Buchhaltungsprogramm in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen, zu verschicken und zu archivieren. Gegebenenfalls steht für Sie an diesem Punkt ein Wechsel zu einem anderen Software-Anbieter an.

Agenda bietet Ihnen beispielsweise zwei Software-Lösungen an:

Mit dem Agenda Rechnungswesen Komplettsystem haben Sie Ihr gesamtes Rechnungswesen selbst in der Hand.
Der Agenda InvoiceHub ist für Sie geeignet, wenn Sie Ihre Buchhaltung an Ihren Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ausgelagert haben und eine Lösung für die Annahme von E-Rechnungen, die GoBD-konforme Archivierung sowie zur Übermittlung an den Steuerberater suchen.