04.02.2025 • 🕑7 Min.
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen ist ein zentraler Bestandteil des deutschen Steuer- und Handelsrechts. Wer diese Vorschriften missachtet, riskiert finanzielle Nachteile. Wir erläutern, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, warum dies wichtig ist und welche Maßnahmen bei der Archivierung zu beachten sind – sowohl für Papierbelege als auch für digitale Unterlagen.
Inhaltsangabe:
Unternehmer und Kaufleute, die in Deutschland ansässig sind, müssen unter anderem steuerlich relevante Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, also spezielle Aufbewahrungsfristen beachten. Damit soll sichergestellt werden, dass zum Beispiel Finanzbeamte auf diese Dokumente zugreifen können, auch wenn sie erst nach einigen Jahren eine Betriebsprüfung machen.
Als Faustregel gilt: Personen, die nach den Vorschriften des Handelsrechts oder Steuerrechts buchführungspflichtig sind oder sich an die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) halten müssen, sollten die Aufbewahrungspflichten, insbesondere von Rechnungen, kennen. Wer diese Pflichten nicht einhält, muss mit Strafen rechnen.
Auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte müssen sich also an die Aufbewahrungsfristen halten, sofern sie über den folgenden Umsatz- und Gewinngrenzen liegen. In diesem Kontext ist es allerdings notwendig, dass die Finanzbehörde gemäß § 141 AO auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat:
Gewerbetreibende
Mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn pro Jahr.
Land- und Forstwirte
Mehr als 60.000 Gewinn pro Jahr oder mehr als 25.000 Euro Wirtschaftswert der Nutzfläche.
Wie lange Sie Rechnungen und andere Belege aufbewahren müssen, hängt von der jeweiligen Regelung ab, die Anwendung findet. Zwei Rechtsgrundlagen sind in erster Linie wichtig, wenn Sie wissen möchte, wie lange die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen oder Rechnungen gilt:
Das Steuerrecht und hier konkret die Abgabeordnung (AO). Im Zusammenhang mit Rechnungen hat zudem auch § 14b UStG Gültigkeit.
Für Kaufleute das Handelsrecht und damit die Vorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB).
Die oben bereits erwähnte GoBD muss in jedem Fall bei der Archivierung von Rechnungen – auch bei elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) – beachtet werden. In der Vorschrift ist zu lesen, dass die Rechnungen revisionssicher aufzubewahren sind.
Die Formate Word oder Excel gelten nicht als revisionssicher. Unternehmer müssen daher unbedingt darauf achten, dass sie die GoBD-Anforderungen erfüllen. Sich nur allein an die Aufbewahrungsfrist zu halten, reicht nicht aus.
Daneben gibt es noch weitere Rechtsvorschriften, die ebenfalls Aufbewahrungspflichten regeln, wie zum Beispiel das Arbeitsrecht oder das Sozialversicherungsrecht.
Nicht nur Unternehmer müssen die Aufbewahrungspflichten beachten. Auch Privatleute sollten bestimmte Rechnungen aufbewahren, um diese bei eventuellen Nachfragen des Finanzamts vorlegen zu können. Die Aufbewahrungspflicht für Privatleute liegt in der Regel bei nur zwei Jahren.
Bei der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren sind Rechnungen nicht mehr explizit betroffen. Allerdings gilt eine 10-Jahres-Frist für Unterlagen, die sowohl bei der Buchführung als auch der Steuererklärung entscheidend sind. Laut Abgabenordnung und Umsatzsteuergesetz, konkret Paragraf 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, Paragraf 14b Abs. 1 UStG, müssen unter anderem die folgenden Unterlagen und Dokumente 10 Jahre lang aufbewahrt werden:
Im Rahmen des BEG IV wurde die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Rechnungsunterlagen gemäß § 14 UStG von der bisherigen 10-Jahres-Frist auf acht Jahre verkürzt. Diese Änderung ergibt sich aus § 147 Abs. 3 AO sowie § 257 Abs. 4 HGB. Die Entlastung gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am Tag der Verkündung des Gesetzes noch nicht abgelaufen war. Hierzu zählen folgende Rechnungen:
Für Geschäftsbriefe (sowohl für empfangene als auch abgesagte Handels- oder Geschäftsbriefe) gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Das gilt auch für alle weiteren Unterlagen, die für das Finanzamt relevant sein könnten. Wie zum Beispiel:
Beginn aller drei Aufbewahrungsfristen ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnungen sowie jegliche andere Dokumente ausgestellt wurden.
Hinzu kommt, dass eine laufende Steuerprüfung die Frist verlängert. Ist eine Steuerprüfung durch das Finanzamt schon im Gange und es wurde bereits mit den Ermittlungshandlungen begonnen, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist nach Abgabenordnung § 171, 4, bis die Prüfung abgeschlossen ist.
Unternehmer und Privatpersonen können selbst entscheiden, was sie mit den Rechnungen und Dokumenten machen, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sollten Sie sich dafür entscheiden, die Rechnungen zu entsorgen, sollten Sie auf einige Dinge achten:
Datenschutz
Rechnungen, Buchungsbelege, Quittungen und andere Dokumente sollten nicht einfach in den Papiermüll geworfen werden. Vielmehr ist darauf zu achten, dass die Papiere geschreddert oder auf andere Weise unkenntlich gemacht werden, um Geschäftsgeheimnisse und sensible Daten zu schützen. Bei elektronischen Rechnungen sollte nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ebenfalls sichergestellt sein, dass kein Unbefugter auf die Daten zugreifen kann.
Dokumentation
Gerade, wenn es um sensible Daten geht, können Unternehmen einen Nachweis über die sichere Vernichtung der Unterlagen erstellen. Damit kann nachgewiesen werden, dass die Vorgaben des Datenschutzes eingehalten wurden.
Kontrolle
Bevor eine Rechnung entsorgt wird, sollte noch einmal geprüft werden, ob sie wirklich nicht mehr benötigt wird. Manche Rechnungen oder Dokumente können auch für andere Zwecke benötigt werden - mit anderen Fristen als den steuerrechtlichen. Abschreibungen können unter Umständen länger als zehn Jahre dauern. Dementsprechend sollten diese Unterlagen länger aufbewahrt werden.
Ab dem Jahr 2025 können Rechnungen und andere Belege vernichtet werden, die im Jahr 2016 ausgestellt wurden. Der Grund: Die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Eingangs- oder Ausgangsrechnungen oder andere Belege, die im Mai 2016 ausgestellt wurden, fallen unter die Aufbewahrungsfrist, die am 31. Dezember 2016 (Ende des Kalenderjahres) beginnt. Am 31. Dezember 2024 endet die 8-jährige Aufbewahrungsfrist, und die Rechnungen können ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden.
Kaufleute und Unternehmer sind gut beraten, sich an die rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere steuerlich relevante Dokumente zu halten. Tun sie es nämlich nicht, hat dies negative Auswirkungen auf Unternehmer und deren Betrieb.
Diese Konsequenzen drohen bei Nicht-Einhaltung der Aufbewahrungsfrist:
Finanzielle Einbußen
Kann der Finanzbeamte aufgrund fehlender Rechnungen oder anderer Unterlagen nicht nachvollziehen, wie hoch Gewinn und Umsatz tatsächlich waren, droht eine Schätzung. Dann orientiert sich die Behörde an Vergleichswerten aus der Branche − das fällt oft zu Ungunsten des Unternehmens aus. Die Folge: In vielen Fällen müssen mehr Steuern gezahlt werden.
Anspruch auf Vorsteuerabzug
Unternehmen, denen Belege und Rechnungen fehlen, bleibt der Anspruch auf Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG verwehrt. Der Unternehmer trägt zudem die objektive Feststellungslast für sämtliche Tatsachen, die ein Anrecht hierauf begründen. Auch das wirkt sich negativ auf die Finanzen im Unternehmen aus.
Bußgelder
Daneben können die Behörden gemäß § 26a UStG auch Bußgelder verhängen, wenn die Aufbewahrungspflichten missachtet werden.
Haftstrafen
Bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und andere Dokumente, drohen strafrechtliche Konsequenzen. Steht Steuerhinterziehung im Raum und kann der Verdacht bewiesen werden, riskieren Unternehmer hohe Geldstrafen und mitunter sogar Freiheitsstrafen.