04.02.2025  🕑7 Min.

Aufbewahrungspflicht Rechnungen: Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere Geschäftsunterlagen ist ein zentraler Bestandteil des deutschen Steuer- und Handelsrechts. Wer diese Vorschriften missachtet, riskiert finanzielle Nachteile. Wir erläutern, welche Unterlagen wie lange auf­be­wahrt werden müssen, warum dies wichtig ist und welche Maßnahmen bei der Archivierung zu beachten sind – sowohl für Papierbelege als auch für digitale Unterlagen.

Aufbewahrungspflicht für Ein­gangs­rech­nun­gen und Aus­gangs­rech­nun­gen: Für wen gilt sie?

Unternehmer und Kaufleute, die in Deutschland ansässig sind, müssen unter anderem steuerlich relevante Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, also spezielle Aufbewahrungsfristen beachten. Damit soll sichergestellt werden, dass zum Beispiel Finanzbeamte auf diese Dokumente zugreifen können, auch wenn sie erst nach einigen Jahren eine Betriebsprüfung machen.

Als Faustregel gilt: Personen, die nach den Vorschriften des Handelsrechts oder Steuerrechts buchführungspflichtig sind oder sich an die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek­troni­scher Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) halten müssen, sollten die Aufbewahrungspflichten, insbesondere von Rechnungen, kennen. Wer diese Pflichten nicht einhält, muss mit Strafen rechnen.

Auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte müssen sich also an die Aufbewahrungsfristen halten, sofern sie über den folgenden Umsatz- und Gewinngrenzen liegen. In diesem Kontext ist es allerdings notwendig, dass die Finanzbehörde gemäß § 141 AO auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat:

Gewerbetreibende

Mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn pro Jahr.

Land- und Forstwirte

Mehr als 60.000 Gewinn pro Jahr oder mehr als 25.000 Euro Wirtschaftswert der Nutzfläche.

Für Unternehmen: Die rechtlichen Grund­la­gen zur Aufbewahrungspflicht von Rech­nun­gen

Wie lange Sie Rechnungen und andere Belege aufbewahren müssen, hängt von der jeweiligen Regelung ab, die Anwendung findet. Zwei Rechtsgrundlagen sind in erster Linie wichtig, wenn Sie wissen möchte, wie lange die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen oder Rechnungen gilt:

Das Steuerrecht und hier konkret die Abgabeordnung (AO). Im Zusammenhang mit Rechnungen hat zudem auch § 14b UStG Gültigkeit.

Für Kaufleute das Handelsrecht und damit die Vorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB).

Die oben bereits erwähnte GoBD muss in jedem Fall bei der Archivierung von Rechnungen – auch bei elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) – beachtet werden. In der Vorschrift ist zu lesen, dass die Rechnungen revisionssicher aufzubewahren sind.

🚨Wichtig

Die Formate Word oder Excel gelten nicht als revisionssicher. Unternehmer müssen daher unbedingt darauf achten, dass sie die GoBD-Anforderungen erfüllen. Sich nur allein an die Aufbewahrungsfrist zu halten, reicht nicht aus.

Daneben gibt es noch weitere Rechtsvorschriften, die ebenfalls Aufbewahrungspflichten regeln, wie zum Beispiel das Arbeitsrecht oder das Sozialversicherungsrecht.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Auf­be­wah­rungs­fris­ten für Privatpersonen

Nicht nur Unternehmer müssen die Aufbewahrungspflichten beachten. Auch Privatleute sollten bestimmte Rechnungen auf­be­wah­ren, um diese bei eventuellen Nachfragen des Finanzamts vorlegen zu können. Die Aufbewahrungspflicht für Privatleute liegt in der Regel bei nur zwei Jahren.

Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren : Welche Rech­nun­gen sind betroffen?

Bei der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren sind Rechnungen nicht mehr explizit betroffen. Allerdings gilt eine 10-Jahres-Frist für Unterlagen, die sowohl bei der Buchführung als auch der Steuererklärung entscheidend sind. Laut Abgabenordnung und Umsatzsteuergesetz, konkret Paragraf 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, Paragraf 14b Abs. 1 UStG, müssen unter anderem die folgenden Unterlagen und Dokumente 10 Jahre lang aufbewahrt werden:

  • Geschäftsbücher: Dies sind Aufzeichnungen wie z. B. das Hauptbuch oder das Kassenbuch
  • Jahresabschlüsse
  • Bilanzen (dies schließt Eröffnungsbilanzen ein sowie Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, sofern sie zum Verständnis nötig sind)
  • Inventare
  • Fahrtenbücher
  • Kontoauszüge
All diese Dokumente müssen dem Finanzamt als Nachweis zur Verfügung stehen und bei einer potenziellen steuerlichen Betriebsprüfung auch vollständig und lückenlos zur Vorlage abrufbar sein.

Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren: Für welche Rech­nung gilt die Neuerung?

Im Rahmen des BEG IV wurde die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Rechnungsunterlagen gemäß § 14 UStG von der bisherigen 10-Jahres-Frist auf acht Jahre verkürzt. Diese Änderung ergibt sich aus § 147 Abs. 3 AO sowie § 257 Abs. 4 HGB. Die Entlastung gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am Tag der Verkündung des Gesetzes noch nicht abgelaufen war. Hierzu zählen folgende Rechnungen:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen (auch gültig für E-Rechnungen)
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen, deren umsatzsteuerliche Frist zur Archivierung in § 14b Abs. Satz 1 UStG verkürzt wurde

Dabei ist es völlig egal, welches Format die Rechnung besitzt und ob die Rechnung per E-Mail oder auf einem anderen Wege zugestellt wird – die Aufbewahrungspflicht bleibt die gleiche.

Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren: Gilt für diese Do­ku­men­te und Belege

Für Geschäftsbriefe (sowohl für empfangene als auch abgesagte Handels- oder Geschäftsbriefe) gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Das gilt auch für alle weiteren Unterlagen, die für das Finanzamt relevant sein könnten. Wie zum Beispiel:

  • Auftragsbestätigungen
  • Angebote
  • Verträge
  • Lieferscheine
  • Zahlungsbestätigungen
  • Mahnungen

🚨Übrigens

Beginn aller drei Aufbewahrungsfristen ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnungen sowie jegliche andere Dokumente ausgestellt wurden.

Hinzu kommt, dass eine laufende Steuerprüfung die Frist verlängert. Ist eine Steuerprüfung durch das Finanzamt schon im Gange und es wurde bereits mit den Ermittlungshandlungen begonnen, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist nach Abgabenordnung § 171, 4, bis die Prüfung abgeschlossen ist.

Aufbewahrungspflicht abgelaufen – Rechnungen aufbewahren oder vernichten?

Unternehmer und Privatpersonen können selbst entscheiden, was sie mit den Rechnungen und Dokumenten machen, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sollten Sie sich dafür entscheiden, die Rechnungen zu entsorgen, sollten Sie auf einige Dinge achten:

Datenschutz 

Rechnungen, Buchungsbelege, Quittungen und andere Dokumente sollten nicht ein­fach in den Papiermüll geworfen werden. Viel­mehr ist darauf zu achten, dass die Pa­piere geschreddert oder auf andere Weise un­kennt­lich gemacht werden, um Ge­schäfts­ge­heim­nis­se und sensible Daten zu schützen. Bei elektronischen Rechnungen sollte nach Ablauf der Auf­be­wah­rungs­pflicht ebenfalls sichergestellt sein, dass kein Unbefugter auf die Daten zugreifen kann.

Dokumentation 

Gerade, wenn es um sensible Daten geht, können Unternehmen einen Nachweis über die sichere Vernichtung der Unterlagen er­stel­len. Damit kann nachgewiesen werden, dass die Vorgaben des Datenschutzes ein­ge­halten wurden.

Kontrolle 

Bevor eine Rechnung entsorgt wird, sollte noch einmal geprüft werden, ob sie wirklich nicht mehr benötigt wird. Manche Rech­nun­gen oder Dokumente können auch für an­de­re Zwecke benötigt werden - mit anderen Fristen als den steuerrechtlichen. Ab­schrei­bungen können unter Umständen länger als zehn Jahre dauern. Dementsprechend soll­ten diese Unterlagen länger aufbewahrt werden.

Welches Rechnungs-Jahr darf 2025 vernichtet werden?

Ab dem Jahr 2025 können Rechnungen und andere Belege vernichtet werden, die im Jahr 2016 ausgestellt wurden. Der Grund: Die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

🚨Beispiel

Eingangs- oder Ausgangsrechnungen oder andere Belege, die im Mai 2016 ausgestellt wurden, fallen unter die Auf­be­wah­rungs­frist, die am 31. Dezember 2016 (Ende des Kalenderjahres) beginnt. Am 31. Dezember 2024 endet die 8-jährige Auf­be­­wah­rungs­frist, und die Rechnungen können ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden.

Was passiert, wenn im Unternehmen die Auf­be­wah­rungs­pflicht für Rechnungen nicht eingehalten wird?

Kaufleute und Unternehmer sind gut beraten, sich an die rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und andere steuerlich relevante Dokumente zu halten. Tun sie es nämlich nicht, hat dies negative Auswirkungen auf Unternehmer und deren Betrieb.

Diese Konsequenzen drohen bei Nicht-Einhaltung der Aufbewahrungsfrist:

Finanzielle Einbußen 

Kann der Finanzbeamte auf­grund fehlender Rech­nun­gen oder anderer Unterlagen nicht nach­voll­ziehen, wie hoch Gewinn und Umsatz tat­säch­lich waren, droht eine Schätzung. Dann orientiert sich die Behörde an Ver­gleichs­wer­ten aus der Bran­che − das fällt oft zu Un­guns­ten des Unter­neh­mens aus. Die Folge: In vielen Fällen müs­sen mehr Steuern gezahlt werden.

Anspruch auf Vorsteuerabzug

Unternehmen, denen Belege und Rechnungen fehlen, bleibt der Anspruch auf Vorsteuerabzug gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG verwehrt. Der Unternehmer trägt zudem die objektive Feststellungslast für sämt­liche Tatsachen, die ein Anrecht hierauf begründen. Auch das wirkt sich negativ auf die Finanzen im Unter­nehmen aus.

Bußgelder

Daneben können die Behörden gemäß § 26a UStG auch Bußgelder verhängen, wenn die Auf­be­wah­rungs­pflich­ten missachtet werden.

Haftstrafen 

Bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Auf­be­wah­rungspflichten für Rechnungen und andere Dokumente, drohen strafrechtliche Konsequenzen. Steht Steuer­hin­ter­zie­hung im Raum und kann der Verdacht bewiesen werden, riskieren Unternehmer hohe Geldstrafen und mitunter sogar Freiheitsstrafen.