26 Mrz 25 • 🕑6 Min.
Sicherheit bei E-Rechnungen: Was Unternehmen wissen sollten
E-Rechnungen sind eine moderne, effiziente und umweltfreundliche Alternative zur klassischen Papierrechnung. Doch wie sicher sind sie? Mit den richtigen Maßnahmen und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben besitzen E-Rechnungen mindestens eine genauso hohe Sicherheit wie Papierrechnungen – oft sogar höher.
Inhaltsangabe:
Wie sicher sind E-Rechnungen?
Die Verwendung von E-Rechnungen hat eine ganze Reihe von Vorteilen für Unternehmer. Denn richtig umgesetzt, lässt sich damit die Effizienz steigern und so Kosten einsparen. Auf der anderen Seite bedeutet der Einsatz der E-Rechnung aber auch, dass sich die Unternehmer um die Sicherheit kümmern müssen. Sie tragen die Verantwortung dafür, dass die übermittelten Daten sicher beim Rechnungsempfänger ankommen und geschützt sind.
Zu diesem Zweck gibt es bestimmte Sicherheitsaspekte, die für E-Rechnungen gelten und die Sie als Unternehmer kennen sollten:
Die verschiedenen Sicherheitsaspekte einer E-Rechnung
Integrität
Der Inhalt der E-Rechnung muss so geschützt werden, dass er nicht nachträglich verändert oder manipuliert werden kann.
Vertraulichkeit
Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff auf die Rechnung und die darin enthaltenen sensiblen Daten haben.
Verfügbarkeit
Die Rechnungen müssen beispielsweise für Audits oder interne Kontrollen jederzeit verfügbar sein.
Datenschutz
Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind zu beachten. Dies gilt ganz besonders dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.
E-Rechnung Sicherheit: Mit den Herausforderungen umgehen
Dienstleister, Freiberufler und andere Unternehmer sollten bestimmte Maßnahmen beachten, um die Sicherheit beim Versand und Empfang von E-Rechnungen zu gewährleisten:
Sorgen Sie für eine ausreichende Verschlüsselung
Dies gilt sowohl für die Übertragung als auch für die Speicherung des jeweiligen Datensatzes.
Stellen Sie eine ausreichende Authentifizierung sicher
Stellen Sie eine ausreichende Authentifizierung sicher. Passwörter, Multi-Faktor-Authentifizierung oder bestimmte rollenbasierte Zugriffsrechte können dabei helfen, dass sensible Rechnungsdaten sicher bleiben.
Verwenden Sie elektronische Signaturen
Mit einer elektronischen Signatur können Sie garantieren, dass die E-Rechnung echt und unveränderbar ist und tatsächlich von dem Absender stammt, der als Rechnungsaussteller auf der Rechnung geführt wird.
Bewahren Sie E-Rechnungen revisionssicher auf
Schon in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) ist geregelt, dass Rechnungen – und damit auch E-Rechnungen –unveränderbar archiviert werden müssen. Achten Sie darauf, dass die eingesetzte E-Rechnungs-Software die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Halten Sie die internen Prozesse in einer Verfahrensdokumentation fest
Alle Prozesse rund um die Erstellung, Übermittlung und Archivierung von E-Rechnungen sollten Sie so detailliert wie nötig in einer Verfahrensdokumentation festhalten. So stellen Sie sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden – was Sie im Ernstfall mit einer sorgfältigen Verfahrensdokumentation nachweisen können.
Praxisbeispiel: Sicherheit von E-Rechnungen für Dienstleister und Handwerker
Schauen wir uns nun einmal exemplarisch an, wie ein kleinerer Betrieb mit nur wenigen Mitarbeitern die Sicherheit seiner E-Rechnung gewährleisten kann. Gerade in solchen Unternehmen, in denen die Ressourcen für administrative Aufgaben begrenzt sind, kann eine durchdachte Strategie dabei helfen, Zeit und Kosten zu sparen.
Planung und Auswahl
Dies gilt sowohl für die Übertragung als auch für die Speicherung des jeweiligen Datensatzes.Der erste Schritt ist die Wahl des richtigen Anbieters. Schließlich entscheidet sich der Unternehmer für ein System, das zentrale Sicherheitsaspekte der E-Rechnung wie Verschlüsselung, die Möglichkeit der digitalen Signatur und eine GoBD-konforme Archivierung gewährleistet.
Schulung
Das größte Sicherheitsproblem sitzt bei vielen vor dem Computer. Deshalb werden im nächsten Schritt alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der neuen Software arbeiten, ausführlich geschult. Dabei werden sie für die größten Gefahren wie Phishing, Spam, Malware-Angriffe und unsichere Links in E-Mails sensibilisiert. Außerdem lernen sie, wie sie sicher mit E-Rechnungen umgehen, Passwörter zuverlässig verwalten und Verdachtsmomente rechtzeitig melden können. Ziel ist es, die Mitarbeiter nicht nur technisch fit zu machen, sondern sie auch für ein sicheres Verhalten im digitalen Arbeitsumfeld zu sensibilisieren.
Sicherheitsmaßnahmen
Natürlich müssen auch die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Um diese zu erfüllen, führt das Unternehmen sogenannte rollenbasierte Zugriffsrechte ein. So wird sichergestellt, dass nur jene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die E-Rechnung zugreifen können, die dies auch müssen. Außerdem sorgt das Unternehmen dafür, dass die E-Rechnungen bei der Übertragung und Speicherung sicher sind, also verschlüsselt werden.
Integration
Jetzt kann es losgehen. Die neue Software wird nun in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Ab diesem Zeitpunkt erhalten alle Kundinnen und Kunden ihre Rechnungen als E-Rechnung in einem Format, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Verfahrensdokumentation
Alle Prozesse rund um die E-Rechnung werden in einer Verfahrensdokumentation genau beschrieben und festgehalten. So bleibt alles transparent und nachvollziehbar. Zudem kann das Unternehmen damit nachweisen, dass es die gesetzlichen Vorgaben einhält. Die Dokumentation hilft auch, die Abläufe im Unternehmen klar zu strukturieren und allfällige Probleme rasch zu erkennen und zu lösen.
Werden elektronische Rechnungen vom Finanzamt anerkannt?
Das Finanzamt erkennt elektronische Rechnungen in der Regel auch ohne digitale Signatur an. Voraussetzung ist natürlich, dass die E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dazu gehört insbesondere, dass das Rechnungsformat den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 entspricht und die Rechnung in einem der zulässigen Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt wurde.
Darüber hinaus sieht § 14 UStG in Deutschland auch vor, dass die E-Rechnung sämtliche Pflichtangaben enthält, die auch für Papierrechnungen vorgeschrieben sind unter anderem:
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer, die eindeutig und fortlaufend ist
- Leistungsbeschreibung mit Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- Netto-Betrag, Steuersatz und steuerlicher Gesamtbetrag
Ein weiterer wichtiger Punkt: Die elektronische Rechnung muss in einem revisionssicheren System archiviert werden. Unternehmen sind verpflichtet, die E-Rechnungen so zu speichern, dass sie jederzeit unverändert und vollständig reproduzierbar sind. Dies gilt sowohl für die Pflicht zur Aufbewahrung als auch für den Fall einer Betriebsprüfung.
Falls die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt werden, kann das Finanzamt die Anerkennung der E-Rechnung verweigern. Dies könnte beispielsweise dann der Fall sein, wenn die Rechnung in einem nicht zulässigen Format wie PDF ohne maschinenlesbare Daten vorliegt oder wenn Pflichtangaben fehlen.
TIPP
Prüfen Sie vor der Umstellung auf elektronische Rechnungen die Anforderungen sorgfältig und stellen Sie sicher, dass Ihr System zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Damit vermeiden Sie potenzielle Probleme bei der Anerkennung durch das Finanzamt.
