26.02.2025 • 🕑 7 Min.
Beispiele für E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD
Der Gesetzgeber sieht seit dem 01. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Sektor die E-Rechnungspflicht vor. Vorerst müssen Sie als Selbstständiger in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Für die Erstellung sieht der Gesetzgeber gewisse Übergangsregelung bis zum 01. Januar 2028 vor. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die beiden möglichen Haupt-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD und stellen Ihnen die technischen Details, sowie dazu passende Beispiele, vor.
Inhaltsangabe:
Warum hat der Gesetzgeber eine E-Rechnungspflicht beschlossen?
Deutschland folgt mit der E-Rechnungspflicht anderen europäischen Ländern, die längst die E-Rechnung für den B2B-Geschäftsverkehr vorschreiben. Ziel hieraus ist es, die Unternehmenswelt digitaler zu gestalten und die Buchhaltung zu vereinfachen sowie den Papierverbrauch zu senken. Darüber hinaus möchte der Gesetzgeber durch diese neue Voraussetzung für den B2B-Sektor auch den Umsatzsteuerbetrug eindämmen.
Die E-Rechnungspflicht war eigentlich nur ein Startschuss für weitreichende Veränderungen. Es folgt bis spätestens 2032 ein elektronisches Meldesystem an die Finanzverwaltung (Umsatzsteuer). Die E-Rechnung ist sozusagen der erste Schritt in Richtung des geplanten Meldesystems.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Bevor wir Ihnen die E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung anhand von Beispielen vorstellen, möchten wir Ihnen zuerst erklären, was damit eigentlich gemeint ist. Aufgrund des Beschlusses innerhalb des Wachstumschancengesetzes hat der Gesetzgeber die E-Rechnungspflicht ins Leben gerufen. Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Verfahren empfangen, übermittelt und verarbeitet werden kann. Außerdem muss sie der EU-Norm EN 16931 entsprechen und sich gemäß der GoBD-Richtlinien archivieren lassen.
Eine E-Rechnung bringt zwei entscheidende Vorteile mit sich:
Zeitersparnis
Sie oder Ihre Mitarbeiter müssen die Rechnungen zukünftig nicht mehr eigenständig auslesen und die Daten in das Buchhaltungsprogramm händisch eintragen. E-Rechnungen enthalten einen XML-Datensatz, der automatisch von Maschinen auslesbar ist, was wiederum eine große Zeitersparnis mit sich bringt. Wie genau eine solche E-Rechnung als XML-Datensatz aussieht, erfahren Sie noch in diesem Artikel.
Fehlerquellen minimieren
Da die Buchhaltungsprogramme alle Daten automatisch auslesen, werden Fehler bei der manuellen Übertragung minimiert.
Welche Informationen muss ich auf eine E-Rechnung schreiben?
In der Vergangenheit war vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben, ob eine Rechnung auf Papier oder – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – elektronisch zu übermitteln ist. Es war lediglich festgelegt, welche Pflichtangaben der Rechnungsaussteller gemäß Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) hierauf schreiben muss, dazu gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift vom Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer und Umsatzsteuernummer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum beziehungsweise -zeitraum
- Leistungsbeschreibung
- Vollständiger Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer und anzuwendender Steuersatz
Auf eine E-Rechnung gehören jedoch zusätzlich noch die folgenden Angaben:
- Lieferanten- und Bestellnummer
- vollständige Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- Fälligkeitsdatum der Zahlung
Für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes sind nach ERechV außerdem diese Angaben notwendig:
- Die E-Mail-Adresse des Rechnungsausstellers
- Leitweg-Identifikationsnummer
Beispiele: Die Unterschiede zwischen eine Papier-, PDF- und E-Rechnung
Papierrechnung
Erstellung
Manuell vom Rechnungsersteller beispielsweise per Word, als Excel, als Ausdruck oder auch handschriftlich
Übermittlung
Per Post oder durch persönliche Übergabe
Verarbeitung
Manuelle Erfassung, Abtippen, oft fehleranfällig
Archivierung
Physische Aufbewahrung (Aktenordner, elektronisch durch Einscannen, etc.)
Erstellung
Elektronisch per Software (Word, etc.) erstellt und als PDF-Datei gespeichert
Übermittlung
Per E-Mail oder als Download
Verarbeitung
Teilweise automatisierbar (Texterkennung möglich)
Archivierung
Elektronische Speicherung im übermittelten Format
E-Rechnung
Erstellung
Im elektronisch, strukturieren Format (XML, ZUGFeRD, XRechnung)
Übermittlung
Über E-Mail, Webportale oder spezialisierte Schnittstellen (z. B. Peppol)
Verarbeitung
Vollautomatische Verarbeitung ohne Medienbruch
Archivierung
Elektronische Speicherung mit strukturierten Daten
Die PDF-Rechnung erfüllt nicht die gesetzlichen Anforderungen!
Zwar übermitteln Sie eine PDF-Rechnung in der Regel auch auf elektronischem Wege, dennoch erfüllen sie nicht die neuen gesetzlichen Vorgaben einer E-Rechnung. Denn sie ist nicht maschinenlesbar.
Was sind die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD – technische Details & Beispiele
Wir widmen uns als Nächstes den möglichen Haupt-Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD. Wir stellen Ihnen die beiden Formate einmal vor und erklären Ihnen anhand einiger Beispiele, wie die E-Rechnungen aussehen.
Welche Informationen muss ich auf eine E-Rechnung schreiben?
Die XRechnung ist ein rein maschinenlesbares Format. Wie das konkret aussieht, erfahren Sie gleich. Als Dateiformat wurde hier nicht ein PDF, sondern ein XML-Datensatz gewählt. Öffnen Sie einen solchen Datensatz, finden Sie auf Ihrem Bildschirm jede Menge kryptische Verschlüsselungen vor, die an eine Art Computercode erinnern. Doch in diesem Code befinden sich alle Informationen, die Sie für die Rechnungsstellung benötigen.
Zwar ist sie für das menschliche Auge nur schwer zu entziffern, doch die Maschinen können sie problemlos auslesen, da alle Informationen ihren vorgeschriebenen Platz haben. Und genau deshalb lassen sie sich so einfach automatisieren. Sprich: Sie laden diese Rechnung in Ihr Buchhaltungsprogramm hoch und dieses verarbeitet die Informationen automatisch – ohne dass Sie diese optisch auslesen müssen.
ZUGFeRD – Details und Beispiele zu diesem Rechnungsformat
Das Rechnungsformat ZUGFeRD ist eine Art hybrides Modell, bestehend aus einem PDF und einem XML-Datensatz. So lässt sich die E-Rechnung problemlos von Maschinen und auch vom Menschen auslesen – sie kombiniert sozusagen das Beste aus beiden Welten. Wenn Sie eine solche E-Rechnung versenden, erhält Ihr Kunde auf den ersten Blick eine ganz normale PDF-Rechnung. Sie wird in diesem Format übermittelt und lässt sich auch genauso öffnen und überprüfen.
Ein erstes Indiz: Das Dateiformat ist größer als bei einer PDF-Rechnung. Im Anhang des Formates befindet sich nämlich noch ein maschinenlesbarer XML-Datensatz. Ihr Kunde kann die Rechnung also genau so anschauen, wie eine PDF-Rechnung und das Buchhaltungsprogramm liest einfach den angehängten XML-Datensatz aus.
Wie erstelle ich eigentlich eine E-Rechnung?
Jetzt, da wir Ihnen die Beispiele der vorgeschriebenen Formate einer E-Rechnung vorgestellt haben, fragen Sie sich sicherlich: Wie erstelle ich eigentlich eine solche Rechnung? Grundsätzlich macht es im Hinblick auf die Rechnungsstellung kaum einen Unterschied, ob Sie eine E-Rechnung oder eine andere Rechnung erstellen. Sie benötigen jedoch ein zusätzliches Tool, welches den XML-Datensatz erstellt und der Rechnungsempfänger benötigt eine Software, die diesen Datensatz auslesen kann. So erstellen Sie in nur vier Schritten eine E-Rechnung:
Wählen Sie eine passende Software: Entscheiden Sie sich für eine Software, mit der Sie E-Rechnungen (XML-Datensatz) erstellen können.
Rechnungsdaten: Tragen Sie alle Pflichtangaben auf die Rechnung ein.
Wählen Sie ein Format: Besprechen Sie mit Ihrem Kunden, in welchem Format (XRechnung oder ZUGFeRD) er die Rechnung bevorzugt.
Verschicken Sie die Rechnung: Jetzt verschicken Sie die E-Rechnung automatisiert über Ihr Fakturierungsprogramm an den Kunden. Alternativ laden Sie diese herunter und versenden sie per E-Mail.
Beachten Sie, dass Sie grundsätzlich seit dem 01. Januar 2025 zwar dazu verpflichtet sind, eine E-Rechnung zu erstellen, der Gesetzgeber Ihnen hierzu jedoch gewisse Übergangsfristen bis spätestens zum 01. Januar 2028 gewährt. Bis spätestens dahin müssen Sie E-Rechnungen ausstellen können. Sie beziehungsweise Ihr Unternehmen muss jedoch bereits ab dem 01. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können.