28.01.2025 • 🕑6 Min.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Sie müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen, zu lesen und zu verarbeiten. Ein wichtiges Hilfsmittel dabei: ein E-Rechnung-Reader. Denn mit diesem Tool können Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD einfach gelesen und verarbeitet werden.
Die XRechnung ist ein festgelegtes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland, das auf der EU-Richtlinie EN-16931 basiert. Die XRechnung nutzt das XML-Datenformat, um Rechnungen so aufzubereiten, dass sie maschinell verarbeitet werden können. Die XRechnung wird vor allem im Austausch mit öffentlichen Institutionen wie Behörden, Gemeinden und der Bundesverwaltung (B2G) eingesetzt, findet aber auch im B2B-Bereich Anwendung.
Wichtige Eigenschaften der XRechnung:
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen, wie die XRechnung, im Geschäftsverkehr (B2B) verwenden. Sie müssen ab diesem Zeitpunkt sicherstellen, dass sie eine E-Rechnung empfangen und damit auch auslesen können – so ist es im Wachstumschancengesetz festgeschrieben. Wichtig dabei: Eine reine PDF-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnung.
In Deutschland sind zwei Formate für E-Rechnungen verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD.
Die ZUGFeRD-Rechnung gilt als Alternative zur XRechnung. Dieses hybride Format kombiniert eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer PDF-Version. Dadurch ist es sowohl digital, maschinell als auch manuell lesbar und verarbeitbar. Es folgt der EU-Richtlinie 2014/55/EU und kann in verschiedenen Bereichen wie B2B, B2G und B2C genutzt werden.
Für beide Formate gibt es E-Rechnung-Reader, mit denen die elektronischen Dokumente entschlüsselt und für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Die E-Rechnungs-Software Agenda InvoiceHub ist ein solcher E-Rechnung-Reader und ist darüber hinaus ein GoBD-konformes Beleg-Archiv.
Um eine E-Rechnung lesbar machen zu können, benötigen Sie einen E-Rechnung-Viewer (E-Rechnung-Reader) oder spezielle Software (weiter unten dazu mehr). Abhängig davon, in welchem Format die E-Rechnung versendet wurde, haben Sie unterschiedliche Optionen:
XML-basierte E-Rechnungen: Es gibt E-Rechnung-Reader, die die XML-Daten in eine lesbare Darstellung umwandeln. Diese Software verarbeitet die strukturierte XML-Datei und zeigt die relevanten Informationen in einem übersichtlichen Format an.
ZUGFeRD-Rechnungen: Diese Rechnungen enthalten sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch eine PDF-Darstellung. Sie können das PDF wie eine gewöhnliche Rechnung lesen, während die XML-Daten von speziellen Programmen verarbeitet werden, falls eine detaillierte Prüfung notwendig ist. Auch hierfür können Sie einen E-Rechnung-Viewer nutzen.
Oder noch einfacher: Beide Rechnungsformate können Sie mit dem Agenda InvoiceHub annehmen, lesen und archivieren.
Ein E-Rechnung-Reader (auch: E-Rechnung-Viewer) ist ein spezielles Tool, um strukturierte Datenformate einer E-Rechnung lesbar zu machen.
Die Vorteile:
An dieser Stelle wollen wir auch mit einem leider weit verbreiteten Irrglauben aufräumen: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Denn nach der europäischen Norm EN 16931 muss eine E-Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen, wie es beispielsweise bei ZUGFeRD- oder XRechnungen der Fall ist. PDF erfüllen diese Standards nicht.
Theoretisch reicht es, über ein E-Mail-Postfach zu verfügen. Denn um E-Rechnungen zu empfangen, braucht es zunächst nicht viel mehr. Doch jetzt der Haken: Rechnungen müssen im geschäftlichen Verkehr gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) archiviert werden.
Das bedeutet, dass Unternehmer nicht nur eine E-Rechnung empfangen, sondern diese auch rechtskonform aufbewahren müssen. In der Regel heißt das, dass Unternehmer eine spezielle Software benötigen, um den Anforderungen des Gesetzgebers nachzukommen.
Um eine E-Rechnung zu empfangen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die unter anderem auch von den Vorlieben der eigenen Lieferanten und Kunden abhängen:
E-Mail-Postfach:
Zunächst einmal müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Formate ZUGFeRD oder XRechnung empfangen können. Diese werden häufig per E-Mail übermittelt. Dazu brauchen Sie zunächst ein Postfach.
Kundenportal:
Klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern, ob diese ein spezielles Portal nutzen. Unter Umständen können Sie das verwenden.
Netzwerke oder Rechnungsplattformen:
Auch über diese Option können Sie E-Rechnungen empfangen. Sie sollten vorab prüfen, ob sich diese meist umfangreiche Variante rechnet.
Software:
Gerade kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler sollten sich mit den Möglichkeiten einer speziellen Software für den Empfang von E-Rechnungen auseinandersetzen, insbesondere wenn sie die Buchhaltung an den Steuerberater ausgelagert haben.
Um E-Rechnungen zu lesen, gibt es ebenfalls unterschiedliche Varianten. In der Regel müssen Sie sich zwischen diesen beiden entscheiden:
E-Rechnung-Reader: Diese Tools sind auch unter dem Namen E-Rechnung-Viewer bekannt. Wie die Bezeichnung andeutet, können Sie damit E-Rechnungen im XML-Format lesen. Der Nachteil: Um die Rechnung auszulesen, müssen Sie diese hochladen. Das könnte im Hinblick auf die Datenschutzbestimmungen kritisch sein. Sie sollten daher – sofern Sie einen E-Rechnung-Reader auf einer externen Seite nutzen – unbedingt vorher abklären, ob Sie damit datenschutzkonform handeln.
Spezielle Software: Nutzen Sie dagegen eine Software wie den Agenda InvoiceHub, können Sie E-Rechnungen lesen, prüfen und archivieren. Mit einer solchen Lösung halten Sie die Vorgaben des EN 16931 ein.
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu akzeptieren und zu verarbeiten. Ab wann Unternehmen E-Rechnungen versenden müssen, hängt von unterschiedlichen Vorgaben ab.
Jedoch: Eine digitale Signatur ist nicht mehr erforderlich. Als Unternehmer müssen Sie daher auch eine elektronische Rechnung ohne Signatur annehmen.
Erhält ein Unternehmen eine elektronische Rechnung ohne Signatur, sollten folgende Schritte beachtet werden:
Format prüfen:
Stellen Sie sicher, dass die Rechnung in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegt.
Rechnung akzeptieren:
Ist das Format korrekt, muss die Rechnung auch ohne digitale Signatur angenommen werden.
Weiterverarbeitung:
Die Rechnung in das Buchhaltungssystem übernehmen und wie gewohnt weiterverarbeiten.
Archivieren:
Elektronische Rechnungen müssen gesetzeskonform archiviert werden.
Sie können also nicht darauf hoffen, dass eine fehlende Signatur ein Grund ist, die Rechnung ab Januar 2025 abzulehnen. Vielmehr müssen die Unternehmen darauf vorbereitet sein, ab Januar 2025 einen E-Rechnungs-Reader oder eine spezielle Software zu verwenden, um die Rechnungen lesen zu können.